Een ogenblik geduld a.u.b.

’Overhead is nodig voor goed onderwijs’

door Rinnie Oey
In het tweede jaar van de ontwikkeling van de Benchmark PO&VO, die vanaf 1 februari 2021 openbaar is, wordt deze eind 2021 uitgebreid met onder meer het thema overhead. Dit keer aan het woord is John Kruijer, die ervaring heeft met een benchmark voor overhead.

John Kruijer van de Stichting Voortgezet Onderwijs Kennemerland (SVOK) is er heel stellig over: overhead is nodig voor goed onderwijs.

Na vragen van de GMR over de omvang van het bestuursbureau, nam de secretaris College van Bestuur tevens directeur Service- en Expertisecentrum in 2013 het initiatief om samen met collega’s van stichting Carmel en vereniging OMO een gezamenlijke benchmark voor overhead te ontwikkelen. “Met de resultaten kon ik vervolgens het goede gesprek voeren met de GMR en dat gaf aanleiding voor een verbeterslag,” vertelt Kruijer. Een tweede benchmark volgde in 2017 waaraan zo’n 35 procent van schoolbesturen met vergelijkbare leerlingaantallen meededen. Daaruit bleek dat overhead gemiddeld 20 procent van de totale kosten omvat. Dit is in vergelijking met andere branches aan de lage kant percentage.

Pionieren

Als kind kon Kruijer al goed met cijfers overweg en na een studie bedrijfseconomie startte hij zijn loopbaan in het bankwezen bij Fortis. Zo’n vijftien jaar geleden maakt hij de overstap naar het onderwijs (‘ik begeleidde al een aantal jaar een huiswerkklas en mijn vader komt uit het onderwijs’). Eerst als controller, een vakgebied dat toentertijd in onderwijsland nog in de kinderschoenen stond. “Dat was veel pionieren”, blikt hij terug. “Bovendien ligt het mij wel om dichter bij het primaire proces te zitten. Bij Fortis was ik ‘slechts’ een kleine schakel in het grote geheel.”

Na zes jaar verbonden te zijn bij SVOK maakt hij binnenkort de overstap naar Lucas Onderwijs, waar hij zowel met primair als voortgezet onderwijs te maken zal hebben.

Best practices

Overhead ziet hij als een wezenlijk onderdeel van de organisatie. “Je wilt altijd wel een basiskwaliteit waarborgen, dus er is altijd sprake van een basisoverhead. Vervolgens ga je kijken waar je accenten wilt leggen, nu is dat bijvoorbeeld bij veel schoolbesturen de ICT-infrastructuur,’ legt Kruijer uit.

Om goed te kunnen benchmarken, dus om appels met appels te vergelijken, staat wel voorop dat je samen tot eensluidende definities  komt. De meerwaarde van een benchmark is voor Kruijer evident: “Allereerst om het – goede – gesprek op gang te brengen. Daarnaast is het een waardevol instrument om ‘best practices’ in kaart te brengen. Voor de onderwijssector geldt in het bijzonder dat door een kijkje te nemen in ieders keuken, je elkaar inzicht geeft in de keuzes die gemaakt zijn. Bovenal kunnen we hierdoor van elkaar leren, benchlearning.”

Kwantiteit & kwaliteit

De planning is dat SVOK dit jaar nog een derde ‘eigen’ benchmark voor overhead zal uitvoeren. Daarna verwacht Kruijer voortaan mee te draaien met de Benchmark PO&VO: “Dan hoop ik dat er meer detaillering in data is aangebracht op, aan de ene kant het niveau van bestuursbureau (centraal) en aan de andere kant, op schoolniveau (decentraal). Juist deze informatie geeft inzicht in waar je de processen het best kan organiseren.

De ideale benchmark? Daarin zie ik een goede koppeling tussen data (kwantitatieve gegevens) en de kwaliteit van de dienstverlening (kwalitatieve informatie).”

Verwacht wordt dat de Benchmark PO&VO hierin op termijn zal voorzien met specifieke uitvragen aan medewerkers, ouders, leerlingen over tevredenheid.

Lees ook het interview met onderzoeker en adviseur Mark Huijben: ‘Eerst een organisatievisie, dan volgt overhead’