Een ogenblik geduld a.u.b.

‘Eerst een organisatievisie, dan volgt overhead’

door Rinnie Oey
Met de openbaarmaking op 1 februari 2021 is de Benchmark PO&VO ook publiekelijk een feit. Ondertussen wordt achter de schermen hard doorgewerkt aan de verdere ontwikkeling, zoals met het uitbreiden met het thema overhead.

In zijn vele publicaties over het onderwerp Overhead legt adviseur en onderzoeker Mark Huijben keer op keer de vinger op de zere plek: veelal beschouwd als het – overbodige - vet van de organisatie en daardoor al gauw te veel. “Onterecht. Voor een gezonde bedrijfsvoering, heb je – de juiste omvang – overhead nodig.”

Definitie

Wat is overhead? ‘Het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Tot de overhead behoren alle functies die dit doel dienen. De overheadfuncties staan derhalve niet rechtstreeks ten dienste van de leerling. Ze leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie’ (Huijben 2011). In deze definitie geeft Huijben het al aan, namelijk dat overhead onderdeel uitmaakt van het hele organisatieproces. “Mijn pleidooi is dan ook om eerst een visie te ontwikkelen op de hele organisatie en bedrijfsvoering, welke doelen wil je bereiken en vervolgens focus je op de afzonderlijke onderdelen om die doelen daadwerkelijke te behalen: wat heb je daarvoor nodig op het gebied van communicatie, op hrm, digitalisering en zo ook welke omvang van overhead past daarbij?,” licht de organisatieadviseur toe.

Primaire proces

Zijn fascinatie voor overhead is eigenlijk per toeval ontstaan. “Ik deed ergens in 1999 een overheaddoorlichting bij een universiteit. We hadden toen nog geen goede benchmarks. Dan is het heel moeilijk om er iets van te vinden. Er werkten wel veel mensen in de bedrijfsvoering, maar wat is normaal? We zijn de benchmark daarna systematisch gaan opzetten. Het gaf me direct de mooie gelegenheid om in wel dertig sectoren binnen te komen. Overhead is geen overbodige luxe, let wel: ongeveer een kwart van de beroepsbevolking is werkzaam op dat gebied,” gaat Huijben verder. En dat is niet voor niets: stel je voor dat de docent zowel directeur, als personeelsadviseur, als controller, als schoonmaker is. Dan blijft er weinig ruimte over voor het primaire proces, namelijk onderwijs geven, laat staan goed onderwijs. “Belangrijk is dat de waarde en omvang van deze bedrijfsvoeringsfuncties in balans zijn. Dat veronderstelt naast benchmarkinformatie ook een visie én ambitie én meting van de kwaliteit van de bedrijfsvoering.”

Uit ervaring weet hij dat uitvoerende organisaties zoals scholen over het algemeen een lagere overhead hebben dan bijvoorbeeld beleidsorganisaties. Huijben: “Mijn zorg is dan ook dat door direct te focussen op dit onderwerp, onherroepelijk bezuinigingen zullen volgen, vooral gezien de huidige maatschappelijke discussie hierover. Maar al te vaak worden keuzes over overhead op basis van irrationele beslissingen of historie (‘zo hebben we dat altijd gedaan’) gemaakt. Voer daarentegen het juiste gesprek dat juist moet leiden naar investeringen op de goede plekken.”

Sectorspecifiek

In zijn proefschrift (‘Overhead gewaardeerd’, 2011) pleit Huijben ervoor om overhead te meten aan de hand van aantal formatieplaatsen en niet als percentage van omzet, zoals gebruikelijk: “Niet alleen geeft dat een beter beeld van de werklast, het maakt ook vergelijken met andere organisaties mogelijk.” Verder benadrukt hij dat het goed is om helder onderscheid te maken tussen generieke overheadsfuncties en sectorspecifieke overheadsfuncties (denk aan onderwijsassisterende functies). Het is cruciaal om hierover gezamenlijk eenduidige definitieafspraken te maken. Alleen dan kun je goed benchmarken om vervolgens door te vergelijken met andere organisaties de juiste omvang overhead vast te stellen (NB: in de Benchmark PO&VO wordt bovendien rekening gehouden met de flexibele schil en uitbesteding, red.).

“En zie benchmarken slechts als een startpunt: een begin om het goede gesprek te voeren en zo om blijvend van elkaar te leren,” besluit Huijben.